Obligaciones Fiscales del Empresario

5.1.1. Introducción

La Administración Tributaria pretende obtener un censo correcto de todas las personas que vayan a tener relaciones de trascendencia tributaria, es decir, no sólo un censo formado por los empresarios o profesionales, sino también por ciudadanos de a pie, contribuyentes desde el momento en que se ven obligados a pagar impuestos (IBI, IRPF…). El medio mediante el cual la Administración pretende obtener este censo en la declaración censal (modelo 036), y el fin primordial del mismo es permitir a este organismo un seguimiento puntual del cumplimiento de las obligaciones fiscales de sus integrantes.

El Número de Identificación Fiscal (NIF en lo sucesivo), es la base del sistema de identificación de las personas físicas y jurídicas en sus relaciones con trascendencia tributaria. En el supuesto de las personas físicas (autónomos) este número coincidirá con el DNI seguido de una letra mayúscula, a diferencia de lo que sucede en el caso de Sociedades Civiles, Comunidades de Bienes y sociedades mercantiles, supuestos en los cuales el NIF coincidirá con el Código de Identificación Fiscal (en adelante CIF), el cual habrá de ser solicitado vía declaración censal (modelo 036) a la Administración Tributaria.

De este modo, el Censo de Contribuyentes será un censo integrado por la totalidad de personas y entidades que han de tener NIF, es decir, englobará a toda persona física o jurídica que tenga relaciones con trascendencia tributaria.

5.1.2. Obligaciones censales

Para poder ser empresario/a y ejercer una actividad, previamente se han de cumplir una serie de obligaciones ante la Administración Tributaria, a través de cuyo cumplimiento se da información acerca del negocio que se va a emprender.

5.1.2.1. Obtención del CIF

Lo primero de todo, para poder actuar como empresario ante Hacienda, será obtener el ya citado código de identificación fiscal (CIF), que en el caso del empresario individual (autónomo) coincidirá con su NIF (DNI seguido de una letra), por lo que no habrá de hacerse trámite alguno al respecto, y en el caso de Sociedades Civiles, Comunidades de Bienes y sociedades mercantiles (S.A, S.L, S.L.L, etc.) tendrá que ser solicitado ante Hacienda.

La solicitud del CIF se realizará presentando, ante la Administración Tributaria, la declaración censal, modelo 036, en el plazo de un mes desde la constitución de la sociedad. En la citada declaración se consignará, entre otros datos, la denominación de la empresa, el domicilio fiscal y social, el número de identificación de los socios, etc., obteniendo con este trámite la tarjeta de identificación fiscal que será como el carné de identidad de la empresa. Ya que en la citada tarjeta aparecerán, además del CIF, la denominación, el domicilio social y fiscal, etc. cualquier cambio en los mismos deberá ser comunicado a la Administración mediante una nueva declaración censal a efectos de obtener una nueva tarjeta con los datos correctos.

El CIF será el número que aparecerá tanto en la tarjeta de identificación como en las etiquetas adhesivas que envía el Ministerio de Hacienda para poder presentar los impuestos, y será la identificación del/la empresario/a a la hora de emitir o recibir facturas en el ejercicio de la actividad.

En el supuesto de las sociedades mercantiles, los trámites de constitución se pueden alargar en el tiempo (solicitud de la denominación social, firma de escritura pública, inscripción de la misma en el registro mercantil). Por ello, y debido a que se les generarán gastos desde el principio, tanto por la constitución (notaría, registro…) como por la realización de las primeras inversiones, la Administración Tributaria da la opción de obtener un CIF “provisional” desde el mismo momento en que se obtenga del Registro Mercantil la certificación negativa de la denominación de la sociedad, sin tener por ello que esperar a la escritura pública de constitución (remitirse a lo ya expuesto en la parte del Plan Jurídico).

De este modo, a través del modelo 036, y aportando (en lugar de la escritura) un acuerdo de voluntades firmado por los futuros socios en el que se diga cuál será el domicilio, el objeto y el capital social, quién o quiénes conformarán el órgano de administración y quiénes serán los socios y su porcentaje de participación, se podrá obtener un CIF provisional, que permitirá al/la empresario/a recibir facturas por los gastos incurridos.

Este CIF provisional, una vez cumplidos todos los trámites de constitución, se revertirá en CIF definitivo al aportar a la Administración la escritura de constitución una vez inscrita en el Registro Mercantil.

Resumen:

·                                 Persona física: CIF = NIF, no hay que hacer trámite alguno.

·                                 Persona jurídica: CIF = modelo 036 en 1 mes desde la constitución.

5.1.2.2. Alta, baja y modificación censal

Hay distintos tipos de declaraciones censales (modelo 036) en función de la información que se vaya a dar:

Declaración de alta: declaración que supondrá darse de alta en el censo y a través de la cual se puede tanto solicitar el NIF, comunicar el inicio de la actividad…

Declaración de modificación: declaración mediante la cual se comunica a la Administración cualquier variación de los datos anteriormente consignados (cambio de domicilio, de denominación, del órgano de administración, de la actividad desarrollada, etc.).

Declaración de baja: declaración que causa la baja en el censo (por dejar de ejercer la actividad, por dejar de practicar retención…).

Una vez que el/la emprendedor/a tenga claro qué actividad quiere realizar y cómo se va a desarrollar, deberá comunicarlo a la Administración.

Esta comunicación se realizará a través de la ya citada declaración de alta censal, en la que se estará obligado/a a consignar:

En cuanto a los datos identificativos del/la empresario/a

1. Persona física: nombre, NIF, domicilio fiscal.

2. Sociedades civiles y Sociedades Mercantiles: datos identificativos de la sociedad (CIF si ya se obtuvo anteriormente o solicitud del mismo; denominación social, domicilio social y fiscal, datos identificativos de los socios (DNI, nombre, domicilio, porcentaje de participación), datos identificativos del órgano de administración.

En cuanto a la actividad/es que se va/n a desarrollar:

1. Epígrafe/s del Impuesto sobre Actividades Económicas en el que se engloba; fecha de inicio de la/s actividades; local/es en el que se vaya/n a ejercer.

En cuanto al Impuesto sobre beneficios:

1. A qué impuesto se someterán los resultados de la actividad, ya que, dependiendo del tipo de forma jurídica que se haya adoptado, se declarará por IRPF (autónomos y Sociedades Civiles) o IS (sociedades mercantiles).

En cuanto al :IVA

1. Si se está sujeto/a o no y en qué régimen: Régimen General; Régimen Simplificado (para módulos); Recargo de equivalencia.

En cuanto a obligación de practicar retenciones:

1. Si se va a contratar personal al que se tenga que practicar retención o se van a contratar profesionales-personas físicas (obligación de presentar modelos110/190).

2. Si se va a ejercer la actividad en local arrendado por el que se tenga que practicar retención (obligación de presentar modelos115/180).

Con todo ello, como ya se dijo anteriormente, la Administración Tributaria lo que pretende es tener total control de las obligaciones a las que se encuentra sometido/a el/la empresario/a y de su cumplimiento.

Si se produce cualquier cambio en los datos comunicados a Hacienda (cambio de domicilio, cambio de los socios de la empresa, desaparición de la obligación de retener por no tener trabajadores a cargo…) se tiene la obligación de comunicarlo, declaración de modificación censal, en el plazo de un mes, ya que de otro modo se incurrirá en un infracción tributaria, con la consiguiente sanción.

En cuanto al plazo de presentación de la declaración censal comunicando el inicio de la actividad, este abarca los 10 días anteriores a dicha fecha (por ejemplo, si se quiere iniciar la actividad el día 23 de mayo, se tendrá de plazo para presentar declaración censal comunicándolo desde el día 14 hasta el mismo día 23), a diferencia del plazo para indicar el cese en el ejercicio que será en los 30 días posteriores.